Tapahtuman markkinoinnin seurantaa

Tehtävänämme oli tutkia jonkin tapahtuman markkinoinnin keinoja ensimmäisestä julkaisusta itse tapahtumapäivään asti.

Valitsin kohteekseni Modern Sky Festivalin, joka järjestetään 28.-29.8.

"Modern Sky Helsinki täyttää 28.–29.8. Nosturin taakse piilotetun telakkamiljöön Aasian ja Pohjoismaiden vaihtoehtoskenen kätketyillä helmillä. Bändien lisäksi yleisöä hellitään upealla alueohjelmalla ja eksoottisilla ruokaelämyksillä."
Kuulin ensin tapahtumasta Facebookin kautta. Seuraamani korealaisesta kulttuurista julkaiseva ryhmä oli jakanut linkin festareiden face tapahtumaaan. Tapahtumasivulla lupailtiin aasialaista kulttuuria, ruokaa, artisteja ja paljon muuta. Liityin tapahtumaan ihan vaan piruuttaan, vaikka en ollut osallistumassa kuitenkaan.

Seuraavana päivänä tapahtuman sivuilla julkaistiin ensimmäinen esiintyjä, jonka mukana oli pieni esittely artistin taustoista ja musiikkityylistä. Seuraavana päivänä tuli taas uusi ja niin edelleen.

Modern Sky Festivalilla on myös omat nettisivut, instagram, twitter ja sähköposti. Kaikilla kanavilla on ollut aktiivista Viime keväästä asti. Uusia esiintyjiä on julkaistu pitkin kevättä ja kesää. Sissimarkkinointia harrastettiin tempauksessa, jossa helsingin jätkäsaareen oli piilotettu köttäsumma lippuja festareille. Tapahtumaa on myös mainostettu kohderyhmälle sopivissa tapahtumissa, kuten Turussa 13. kesäkuuta  järjestetty K-con. Myös tapahtumaan osallistuvat esiintyjät näyttäisivät mainostavan itsekin tapahtumaa omilla sosiaalisen median kanavillaan

linkkejä:
Nettisivut
Facebook - sivu
Facebook - tapahtumasivu
Twitter
Instagram

Tehtävälistoja

Tässä vähän tekemistä kartoitettuna tulevaa Dare- tapahtumaa varten:

tehty 24.8.

MAANANTAINA

Julisteiden tulostus -> Minni

T-paitojen tulostus -> Maikki

Ohjelma-opas -> Gundula, Sini

Spektin valo- ja äänitiimi -> Sofi

Ihmispallo -> Mari (350€ plus matkakorvaukset)

TIISTAINA

Kirjaimien, käsien ja ympyröiden vesileikkuu -> Viivi, Jenniina, Sofi (Sini hakee kirjaimet Hyvonille)

Ympyröiden tulostus -> Aino

Kirjaimien tulostus -> Maikki

KESKIVIIKKONA

Käsien maalaus ja rei’itys (Kiinnitys nippusiteillä tai siimalla) -> Camilla, Anni, Gundula

Punainen matto Steissille -> Sini ja Minni (Puhelinnumero on Liinalla)

Pohjan suunnittelu -> Minni

JATKUVASSA TUOTANNOSSA

Opo-piste -> Laura, Enni, Jadena (Kalasta unelmasi, 2 seinää, Vihreät raidat, musta pohja)

Visu-piste -> Viivi, Jenniina, Sofi (Insta kisa, palkintoina Hesen lahjakortit ja Suomalaisen kirjakaupan matkakaiutin tai Jopo, mainosvideo visualistin alasta, musta seinä jossa punaiset raidat)

Lehdistötiedote -> Jenniina, Camilla (Kohteena Salon Seudun Sanomat, Salonjokilaakso ja Perniön Seudun Lehti)

Face ja Insta markkinointi -> Viivin tiimi (Tekevät työnjaon taulukkona tälle viikolle)

Julisteiden levitys (Bussipysäkeille, toreille, kauppojen ilmoitustauluille, Kouluihin, asemoille)

Paimio: Sofi, Jadena

Perniö: Enni, Hannah

Kisko: Laura, Aino

Raisio: Jenniina

Turku: Minni ja Sini

Salo: Anni, Liina, Laura (Steissille monta kappaletta)

Halikko: Viivi

Amis: Gundula

Salon lukio: Mari

Sponsoreille logotaulu -> Minni?

Tuottaja/DJ Espoosta -> Teo

Laulaja Paimiosta -> Liina

Beatboxaaja Turusta -> Jenniina

Laulaja/Pianonsoittaja Perniöstä -> Enni

Graffitipaja -> Sini hakee maaleja (maaleille varattu 200€)

Moottoripyörästunttimies -> Enni (pyytää 500€ koko päivästä, vaatii 10 x 25 m pinta-alaa)

Kampauspaja -> Mari (8 opiskelijaa amiksesta saapuu tekemään kampauksia, Glitter sponssaa hiuskoruja, visuaaliseen ilmeeseen mukaan kampaamotuolit jos saadaan)

Katuliitupaja -> ? (liidut ostettu, tarvitaan 2 ihmistä piirtämään asfaltille ja kutsumaan muita mukaan

Catering puolen myyntipiste -> Jadena (mahd. sponsori valio, saako catering ihmiset tehdä tuottoa?)

Ilmapallo kisa -> ? (Jadena hakee pallot punanaamiosta, miten ripustetaan?)

Ja näitähän riittää...

Alustava työnjako perjantaille 28.8.

Välikatsaus omiin työtehtäviin

Mitä olen tehnyt:
-Toiminut tapahtuman AD:na ja siis vastannut visuaalisen ilmeen toteutuksesta graafisen tiimin kanssa
-Aikatauluttanut tekemistä, ja ohjeistanut sekä omaa tiimiäni että muita oppilaita työtehtävissä.
-Purkanut suurempia kokonaisuuksia osiin yhdessä muiden johtajien kanssa, jotta niihin kuuluvat työtehtävät olisi helpompi hahmottaa
-Pitänyt huolen, että kaikilla riittää tekemistä
-Suunnitellut T-paitojen kuvioinnin, ja painanut ne
-Jakanut työtehtäviä koko ryhmälle ja vahtinut niiden toteutumista

Miten meni:
Suurien kokonaisuuksien hahmottaminen ja töiden tasapuolinen jakaminen on hankalaa ja muutamassa kohtaa homma on päässyt takkuilemaan informaation puutteen vuoksi. Lisäksi kukaan meistä ei ole ennen järjestänyt tapahtumaa, joten kaikki mitä sellaiseen tarvitaan on selvinnyt vasta matkan varrella. Emme pysty suunnittelemaan kauheasti eteenpäin, koska asiat tuppaavat aukeamaan vasta tehdessä.

Mitä aion tehdä:
-Jatkan lisää aikataulutusta ja työtehtävien jakoa ryhmälle
-Pyrin pitämään positiivista ilmapiiriä yllä
-Pidän huolen, että informaatio kulkee kaikille tahoille ja että kaikki pysyvät edelleen kartalla
-T-paitoja pitää painaa vielä lisää
-Käyn kouluvierailuilla
-Suunnittelen sissimarkkinointia

Miten otan oman tilani? Miten saan kaikki mukaan?

Tein pientä reflektiota omista toimintatavoistani näiden Jenny Jännärin tekstien pohjalta:

MITEN SAAN MUUT MUKAAN?

Minä vain yksinkertaisesti teen asioita. Huomaan että tekeminen tarttuu. Jos jään itse hetkeksikään istuskelemaan ja selailemaan kännykkää, on hyvin todennäköistä että aloitan toiminnallani ketjureaktion. Toimintatapani on siis vain puskea apinanraivolla eteenpäin, oli meillä kuinka huono tilanne tahansa. Asiaa ei ainakaan auta hanskojen tiskiin lyöminen. Aina on vaihtoehtoja. Huomaan että asenteeni on alkanut tarttua muihinkin, varsinkin niihin jotka seuraavat tekemisiäni tiiviimmin.

Toinen keinoistani on se että valitan hyvin vähän jos ollenkaan. Tietenkin asioille tulee kirottua aika ajoin, mutta en pidä pitkiä ja yksityiskohtaisia saarnoja siitä mikä kaikki tilanteessamme mättää vaan jälleen kerran, keskityn töihin. Tietenkin ongelmatilanteet pitää ottaa kunnolla käsittelyyn, mutta turha voivottelu vain lisää negatiivisia ajatuksia ja asennoitumista koko porukalle. Jos itselläni on jotain negatiivista sanottavaa, niin kanavoin sen ulos vain läheisimmille koulukavereilleni ja kotiväelleJ. Lenkkeily auttaa myös vähän…

MITEN OTAN OMAA TILAA?

Erittelen itselleni selkeät tilat missä tapahtuu mitäkin. Tiimin kotipesässä teen vain töitä, kahvihuoneessa juon teetä ja selaan kännykkää, ruokalassa syön ja sosialisoin, ykkösten luokan sohvalla teen läksyjä koulun päätyttyä, kotona rentoudun enkä ajattele koulua. Kun jokaiselle tekemisille on omat tilansa, minun on helpompi asettaa aivoni oikeanlaiseen moodiin ja asioita tulee tehtyä. 

Oppimistavoitteita 1. jaksolle

Minusta tehtiin tämän jakson projektissa art director, joten oppimistavoitteeni ovat johtajuuden näkökulmasta.

Vastuun jakaminen:
Pyrin jakamaan työtehtäviä tasaisesti kaikille tiimin jäsenille. Olin tottunut aiemmin ottamaan enemmän vastuuta töistä, kuin muut tiimin jäsenet, mutta tällä hetkellä töitä on yksinkertaisesti niin paljon, että oma aikani menee suurimmaksi osaksi pelkästään työtehtävien määrän selvittämiseen ja tiimin jäsenien neuvomiseen. Tällä kertaa vastuun jakaminen meni melko lailla luonnostaan. En yksinkertaisesti ehtisi tekemään kaikkea, joten vastuuta oli pakko jakaa:D

Luotto omaan tiimiin:
Hankalan tilanteen tullessa olen usein aivoitellut, että työ tulee tehtyä nopeammin itse, kuin neuvoessa sitä toiselle. Johtajan asemassa kuitenkin jouduin päästämään tästäkin ajattelutavasta irti ja oikeasti ottaa aikaa selkeiden työohjeiden luomiseen ja perusteelliseen neuvomiseen. Tärkeintä on näemmä vain asian purkaminen niin perusteellisesti muun tiimin kanssa että siitä on helppo jatkaa. Kun tunnen että tiimiläinen on täysin tajunnut mitä täytyy tehdä, on minunkin helpompi luottaa siihen että homma tulee oikeasti tehtyä.

Reilu johtajuus:
Tämä on edelleen suuri huolen aihe, pelkään että komentelen tiimiläisiä liikaa, koska en itse ole yhtään sen pätevämpi tai taidokkaampi kuin muutkaan. Pelkään myös että työtehtävät eivät jakaudu tasaisesti tiimiläisten kesken. On niin monta asiaa pelissä. Toisaalta tiimissä on eri tasoisia tekijöitä, joten toisilla menee kauemmin tiettyjen tehtävien kanssa, kun toiset taas paahtavat tehtävästä toiseen. Pelkään että kuormitan kokeneempia tekijöitä liikaa. Kiinnitän siihen huomiota, ja tässä kohtaa voin vain tarkkailla ja toivoa että he itse tulevat sanomaan kun alkaa kiehua yli.